More from TU:Librarian

Posts tagged HNW

Het is een echte middag in de week

Het gebeurt gelukkig niet vaak, maar dinsdag 13 november was voor mij geen gelukkige dag om met het openbaar vervoer te gaan. Michiel Munnik en ik hadden met de voorzitter en een ander lid van het bestuur van de Stichting Gebruikers afgesproken bij CURNET te gaan praten over een mogelijke samenwerking, maar ik ben er niet aangekomen. De reden was triest (“een aanrijding met een persoon”), dus ik maak er verder maar geen punt van, dat is sowieso niet de aard van het beestje.

Dus kon ik daardoor de vrijgekomen middag gebruiken als een echte middag in de week van het nieuwe werken. Voor mij is dat inmiddels redelijk gewoon werken overigens, maar weer eens met de neus op de dagelijkse praktijk is soms heel goed. Het duurde toch wel even voor ik weer terug in Delft was. Aldaar heb ik het nuttige met het aangename verenigd door mijn donatie voor de Water Library te verzamelen (was ik daar anders wel aan toegekomen vraag ik me af!), en ondertussen mijn jas naar de kledingmaker te brengen. Thuis heb ik vervolgens een presentatie voor volgende week kunnen afmaken, dat is ook mooi meegenomen.


Mijn hoop is dat wij als TU Delft of TU Delft Library volgend jaar een bezoeklocatie zijn tijdens deze week. Gisteren hebben wij (onder leiding van projectleider Liesbeth Mantel) ons herinrichtingsplan ingediend bij FMVG (Facility Management en Vastgoed). Een vervolg op het implementatieplan uit 2011 dat nu door Sociale Zaken is gepubliceerd als voorbeeldplan. Wij blijven hameren op het belang van diversiteit, we willen niet iedereen in hetzelfde letterlijke hokje duwen, en werken met persona’s helpt hierbij. Verder laten wij het karakter van onze Library, dat wil zeggen Openheid, Verbinden en Ontmoeten, terugkomen in onze eigen werkplekken. Dat moest ik toch nog even zeggen in deze week van het nieuwe werken!

 

Blog views as per June 25, 2013: 414. After that date post was migrated to this new url.

Een inspiratiedagje, dat magje

In feite heb je er nooit tijd voor, maar het levert zoveel op. Binnen de TU Delft Library hebben we besloten dat we iedereen jaarlijks een inspiratiedag geven. Ga erop uit met een collega en verras jezelf!

Drie aanleidingen om te schrijven over het dagje dat ik met Liesbeth Mantel doorbracht op de Floriade woensdag 9 mei 2012: ik vertelde er dinsdagavond over bij een etentje aan Leo Voogt, bracht de woensdag aldaar door en vertelde er na afloop mensen over, waaronder aan mede-HRM-leergang 24 deelnemers van de TU Delft die met andere alumni donderdag bij elkaar kwamen. Over inspiratie gesproken trouwens, maar dat volgt later.

Het waren niet de bloemen, kleuren of het prille groen. Wel zag ik een lawn@ge chair (leuk voor op het grasdak van de TU Delft Library), grote mobiele opengeklapte kunstboeken, inspiratietuinen, afwisseling, innovatieve toepassingen zoals Smood (smart food factory, met een niet zo’n heel erg lekker snackje), een grasauto, mega regenlaarzen, en een houten kooi waar je met elkaar een doorlopende tekst vanaf houten blokken kunt voorlezen.

Namelijk:

  • Of het slim genoeg is wat ik zeg
  • Of het ergens op slaat
  • Of het gepast is
Inspiratie om dingen wel maar ook dingen niet zo te gaan doen. De intieme broeikasjes voor zes personen naast het Greenhouse restaurant waren zelfs bij een buitentemperatuur van slechts 20 graden celsius al veel te warm. De thema’s door het park heen waren helder uitgevoerd, maar de kretologie dekte echt niet altijd de lading. De kabelbaan was leuk, maar wel erg snel (hoe maken we dan foto’s?) en dus kort. En ik ben de TU Delft expositieruimte niet tegengekomen.
Zelf nog wat eigen reflectie van de dag:

  • Als iets oud is, kan het niet meer oud worden.
  • Genieten kun je het beste in kleine stapjes doen, dan heb je er meer aan.

Inspiratie zoek je soms bewust op, maar kom je ook overal en onverwacht tegen. De alumnidag voor mensen die de TU Delft HRM leergang hebben gevolgd werd dit jaar voor de tweede keer georganiseerd. De decaan van EWI, Rob Fastenau, vertelde ons wat hij tegen is gekomen na zijn beginperiode aan de TU Delft en vertelde dat je als academisch leider:

  • Moet weten waar het over gaat, ergens voor moet durven staan, en om je mensen moet geven.
  • Het is belangrijk om als organisatie uniek te zijn, maar de dingen moeten wel hun reden hebben.
  • En herinnerde me weer aan het filmpje van Simon Sinek, kijk zelf maar … het gaat niet om wat je als organisatie doet, maar om het waarom!

Tenslotte Arjo Klamer van de economische faculteit uit Rotterdam op diezelfde alumnimiddag was lekker interactief met ons bezig. Hij liet ons nadenken over waar wij voor staan en waar we mensen op aanspreken. Voor mij als Library directeur en voor ons als TU Delft Library zie ik dat vooral in openheid. Open naar elkaar, door eerlijk te zijn, door kennis met elkaar te delen. Maar ook open door mensen het vertrouwen te geven, en tenslotte de maatschappelijk waarde van openheid: de TU Delft moet zoveel mogelijk haar output open delen met de maatschappij en de Library loopt hierin voorop.

 

Blog views as per June 25, 2013: 1262. After that date post was migrated to this new url.

Mag het weer even?

Mag het weer even? De beste wensen, een gelukkig nieuwjaar, proost allen!

Het beviel vorig jaar goed, dus ik ga gewoon weer even terugblikken met gepaste trots. Een zinnetje dat ik me de laatste tijd vaak laat ontvallen is “het moet goed voelen”, en dat doet dit ook.

Mind you:

We lanceerden een nieuwe website, waar ons streven om veel interactie en activiteit daar plaats te laten vinden, goed blijkt te lukken. Kijk maar eens naar de laatste update van Karin Clavel over haar ervaring met het nieuwe werken. Sociale media komen steeds meer de bibliotheek in, zowel in ons eigen gebruik, als in instructies die wij geven. Zo heeft @marionvanputten sinds dit najaar de Twittercursus voor TU Delft medewerkers op zich genomen. En zijn we te “joinen” op facebook.

Een ander momentum hadden we te pakken met de lancering van de nieuwe pagina voor de DRI (Delft Research-based Initiative) Energy: een handzaam overzicht gemaakt door onze informatiespecialist Jorden Esser in samenwerking met de wetenschappers van Energy en de afdeling Marketing & Communicatie.

De Library als fysieke plek blijft ook in ontwikkeling. Zo zagen we het afgelopen jaar onder meer de patent parade langskomen in het Library Learning Centre, en een expositie over The Mechanical Brain, cursussen voor presentatievaardighed en snellezen, en meerdere groeperingen gebruik maken van onze mooie ruimtes. De excellente studenten aan de TU Delft hebben nu een eigen plek: Hive, in ons gebouw, en we hadden in de laatste tentamenperiode van het jaar XXL Openingstijden, elke dag een uur eerder en twee uur later open! Daar gaan we komend jaar in ieder geval in de tentamenperiode van januari weer mee verder.

We namen ook afscheid van de faculteitsbibliotheek van de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (waarbij het ons is gelukt in een razend tempo de locatie te ontruimen), de plek die we nog voor Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek hadden ingericht in The Fellowship, en bedachten een nieuwe constructie samen met de faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen. Daar is op 26 april het StuDoc geopend, een studielandschap in beheer bij de faculteit zelf, en vanuit de backoffice ondersteund door ons.

Ja, en dan heb ik het nog niet gehad over hoeveel objecten we er alweer bij hebben gekregen in de TU Delft Repository, onze samenwerking vanuit 3TU.datacentrum met DANS, alle nieuwe aanwinsten, de leuke samenwerkingsprojecten met TU Delft studenten, mede geïniteerd door Jessica van den Doel, die in 2011 bij ons werkzaam was als management trainee, onze inventarisatie van alle TU Delft gebouwen met betrekking tot het archief en het CRM en … alvast sorry voor alles en iedereen die ik hier nu niet vermeld! We gaan wederom volgend jaar gewoon weer verder!

Blog views as per June 25, 2013: 1505. After that date post was migrated to this new url.

Wij blijven werken: bestemming onbekend!

Vandaag gaat het personeel van de TU Delft Library naar Arnhem. Een dagje uit. Maar met een inhoudelijk tintje. Dat inhoudelijke tintje heeft alles te maken met ons project IKWERK! Op dit moment luiden we een nieuwe fase in. De pilot is afgesloten en vanaf nu betrekken we de gehele organisatie. Lees hieronder het verhaal van de pilot.

INLEIDING

Een nieuwe zoekinterface, een nieuwe website om beter informatie te kunnen vinden en gebruiken, (multimedia) content voor de repository, meedoen aan i-Tunes U, de verbouwing tot een Library Learning Centre … de projecten van de TU Delft Library in de afgelopen drie jaar zijn logischerwijs, zou je zeggen, gericht op de gebruiker, en worden met de noodzakelijke gebruikerstesten uitgevoerd. Hoog tijd om daarnaast aandacht te besteden aan de medewerkers, die flexibel met de nieuwe opgeleverde producten, en de constant veranderende klanten, moeten kunnen omgaan. Een belangrijke ontwikkeling voor de TU Delft Library is de verbouwing van de centrale vestiging naar een Library Learning Centre. Het Library Learning Centre is de duurzame, constante factor voor de gebruiker. Het is een ‘Centre of belonging’ in de levensloop van een ingenieur. De interne organisatie heeft deze transformatie naar een Library Learning Centre waarbij ‘ontmoeten’ centraal staat nog niet kunnen maken. Het is nu nodig om deze transformatie ook intern te realiseren. Want doordat de rol van de bibliotheek verandert, verandert ook de rol van de bibliotheekmedewerkers. Het aanpassen aan de nieuwe rol vergt veel van de organisatie en medewerkers. Deze nieuwe rol vereist een andere manier van denken en doen. Het vragen van proactief handelen, flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid zijn karakteristieken die ook veel worden aangeduid met de term “Het nieuwe werken”.

IKWERK!

Aan het begin van 2010 werd zodoende met het project IKWERK! gestart. Onder het nieuwe werken verstaat de TU Delft Library het plaats-, locatie-, en tijdonafhankelijk werken, ingericht naar de voorkeur van de medewerker, ondersteund door techniek en fysiek en in balans met de missie en visie van de bibliotheek. Met als doel de verhoging van arbeidsvreugde en arbeidsparticipatie. Het project kent (meetbare) doelstellingen, waarvan een betrekking had op de gebruiker, namelijk “het verkorten van de doorlooptijd van een klantvraag met 25%”. Op deze manier heeft een project waar de medewerker in het middelpunt staat, toch directe gevolgen voor de gebruikers c.q. klanten. Daarnaast werd de tijd die besteed wordt aan kennismanagement, en een groei van 15% in arbeidsbeleving als meetbare doelstellingen meegenomen. In 2009 hield de TU Delft een arbeidsbelevingsonderzoek voor de medewerkers van de ondersteunende diensten. De uitkomst hiervan is gebruikt als 0-meting. Na de pilot IKWERK! zijn dezelfde vragen opnieuw gesteld om te bepalen of groei is gerealiseerd. Niet alle medewerkers van de TU Delft Library deden mee aan de pilot maar er werden twee groepen geselecteerd, namelijk de informatie- en collectiespecialisten en de bibliotheekspecialisten. Deze groepen werden gekozen omdat zij een brug vormen tussen de externe- en interne klant (TU Delft Library) en in de afgelopen jaren lieten zien graag nieuwe dingen te willen uitproberen. Daarnaast verhuisden deze twee groepen van 2-persoons kamers naar een kantoortuin en moesten zij nadenken over hoe zij in deze andere omgeving gingen werken. Voordat er werd begonnen is een projectplan geschreven. In dit projectplan was veel aandacht voor organisatie, cultuur, competenties en systemen en dat met name op het gebied van sociale innovatie. Op elk van deze onderwerpen is een fase in de pilot ingericht.

ORGANISATIE

Al sinds 2005 werkt de TU Delft Library met zelforganiserende teams. Dit betekent dat coachend leiderschap al ingeburgerd is. In de pilot werd het element sturen op resultaat hieraan toegevoegd. Voor zowel medewerkers als leidinggevenden is onderzocht hoe zij dit in de praktijk moeten realiseren. De medewerkers van de TU Delft Library hebben binnen de zelforganiserende teams de vrijheid om hun werk efficiënt in te richten, deze mogelijkheid werd niet altijd gepakt. Benoemen dat het eigen initiatief gewaardeerd wordt en er samen over praten zorgt ervoor dat het nu wel gebeurt.

CULTUUR & COMPETENTIES

Binnen het thema cultuur en competenties werd vooral veel gesproken en gebrainstormd over wat het nieuwe werken betekent, speelden we het werkplekspel en bezochten we KPN in Den Haag en de Universiteitsbibliotheek in Maastricht. Deze werkbezoeken zorgden ervoor dat de pilotdeelnemers aan den lijve ondervonden wat het nieuwe werken inhoudt en zo konden zij gericht vragen stellen aan iemand die het nieuwe werken al jaren doet. Werkbezoeken zoals deze werden erg gewaardeerd en het begrip het nieuwe werken kreeg meer inhoud, de pilotdeelnemers zagen het in werkelijkheid voor zich in plaats van dat zij zich er iets bij voor moesten stellen. Overigens heeft het nieuwe werken als begrip voor iedereen een andere inhoud. Het is noodzakelijk om hierover te blijven praten met elkaar.

SYSTEMEN

De uitgeprobeerde systemen vallen uiteen in twee categorieën; de systemen die al beschikbaar zijn en soms al gebruikt worden, zoals skype, msn, twitter, weblogs en andere social media tools en de systemen die nog niet gebruikt worden, maar waar wel in de toekomst gebruik van wordt gemaakt, zoals in dit geval bijvoorbeeld Sharepoint. Deze systemen of tools werden ingezet op de desktop pc’s, maar ook op laptops en op mobiele devices.

Voor het uitproberen was twee maanden beschikbaar. Van alle uitgeprobeerde systemen kan gezegd worden dat zij ofwel de communicatie verbeteren (via msn een snelle vraag aan een collega stellen), ofwel ervoor zorgen dat kennis eerder, sneller en toegankelijker wordt gedeeld (twitter of weblog om collega’s op de hoogte te houden). Daarnaast werden er online documenten gedeeld en ontstonden levendige discussies op wiki’s en binnen Sharepoint. Zoals gezegd werd door een aantal bibliotheek-, en informatie/collectiespecialisten al gebruik gemaakt van sociale media tools; zij hielpen degenen die hier nog niet zo bedreven in waren op weg en zo kon er bijvoorbeeld door middel van skype een vergadering worden gehouden met een collega thuis die door omstandigheden niet fysiek in het gebouw aanwezig kon zijn. Het uitproberen van bestaande en nieuwe systemen heeft niet geleid tot een nieuw beleid rondom ICT. Het uitgangspunt voor IKWERK! blijft arbeidsvreugde en arbeidsproductiviteit waardoor de ene collega liever met het ene systeem werkt en de andere met een ander systeem, die keuzevrijheid is er en zal ook blijven. Wel wordt binnen TU Delft Library breed het programma Discover Anything (als variant van het 23 dingen programma) uitgerold.

TIJDENS DE PILOT

Op dag 1 van de pilot werd voor deze groepen de prikklok afgeschaft (ja, die was er nog) en er werd afgesproken dat je je werk niet per se op kantoor hoeft te doen tussen 9 en 5 uur. Een aantal collega’s heeft locatie-onafhankelijk gewerkt. Zij kozen een werkplek voor de activiteit van die dag – dit kon thuis of in een speciaal voor flexwerkers ingericht kantoor zijn. Waar zij vooral tegenaan liepen waren ICT-problemen. Maar ook het punt werk/privé-balans kwam aan de orde: is thuiswerken geen inbreuk maken op iemands privéleven en hoe ga je hiermee om? Sommige collega’s houden werk en privé het liefst strikt gescheiden, anderen kwamen tot de conclusie dat thuiswerken heel fijn kan zijn omdat je niet gestoord wordt door binnenlopende collega’s en dat de reistijd enorm afneemt waardoor je meer kan doen in de tijd die je beschikbaar hebt. Al snel werd duidelijk dat het handig is om afspraken te maken om te laten weten waar je bent en hoe collega’s je het beste kunnen bereiken. Ook werd er afgesproken op welke dagen iedereen in de bibliotheek aanwezig is om op die dagen afdelingsoverleggen te organiseren. Een groot deel van de kantoorruimtes van de bibliotheek zijn zogeheten cellenkantoren. Dit past nog niet bij het nieuwe werken. De pilotgroep kon dus alleen maar nadenken over hoe de kantoorruimte en het gebruik daarvan in de toekomst ingericht moet worden. Onderwerpen waren de beschikbaarheid van arbo-goedgekeurde werkplekken (zowel thuis als op kantoor), wat te doen met persoonlijke spulletjes als fotolijstjes en planten, hoe worden ruimtes gereserveerd en wat voor verschillende soorten werkplekken zijn nodig (concentratieplekken, samenwerkplekken, overlegplekken, etc.).

CONCLUSIES

De belangrijkste conclusie is dat de pilotdeelnemers in beweging zijn gekomen; een belangrijk thema bij het nieuwe werken, die van vrijheid, wordt echt gevoeld. Men staat open voor verandering, bekijkt de gevestigde manier van werken met andere ogen, probeert nieuwe zaken en instrumenten uit, en wil niet meer terug naar de “oude” situatie. De doelstellingen die wij van te voren hadden gesteld, zijn gehaald: we doen meer aan kennismanagement; de klantvraag kent een kortere doorlooptijd en de arbeidsbeleving is verbeterd. Een mooie bijkomstigheid van het project was dat de TU Delft Library een voorzichtige plek in het nieuwe werken voor de TU Delft heeft kunnen bereiken, niet alleen als ervaringsdeskundige, maar ook vanwege onze kennis op het gebied van digitalisering en digivaardigheid. Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich herkennen in onze vorm van het nieuwe werken ontwikkelden we zes persona’s, zie hieronder een voorbeeld van drie van deze persona’s. Deze helpen ons met de verdere implementatie van zowel de fysieke en virtuele werkplek, hoe we met elkaar communiceren en wat we waar bewaren. Voor ons is het project IKWERK! een reis met een onbekende bestemming. Wat voor impact het nieuwe werken op de cultuur van de organisatie heeft is niet te voorspellen. Wat we wel weten is dat diversiteit belangrijk is, maar wel voor iedereen dezelfde diversiteit.

 

Op 28 januari 2010 heeft het Agentschap SZW van het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid onder projectnummer 2009ESFN832 subsidiegelden uit het Europees Sociaal Fonds (actie E) beschikbaar gesteld om een project op het gebied van sociale innovatie voor de medewerkers van de TU Delft Library door te voeren.

Dit artikel schreef ik samen met Liesbeth Mantel.

 

Blog views as per June 25, 2013: 1487. After that date post was migrated to this new url.

© 2011 TU Delft