More from TU:Librarian

Posts tagged library learning centre

A brain day in the Library

Be inspired. That’s what we like to achieve for our students, teachers and researchers. Or whoever passing by or visiting our Library. This is pretty simple these four weeks. Our Library is filled with brain activities, as part of the university celebrating her 175 years of existence. The theme chosen for the university festivities is “Technology for Life”, and many events are being organized that form part of this celebration.

The mission of the Library is to enable knowledge to flow freely. It is a place to study, learn and be inspired. During the ‘Explore your Brain’ weeks students, staff and the general public can find out how to get the most out of their brain, with or without technology.

In our Library we help you to “Explore your Brain”. We have a 3D floor image of the brain, workshops and lectures, movies to watch all day, mind games to play, a digital shower (as of March 16), innovative study spaces, special music and much more. We have composed brain boxes for primary schools (and 20 schools have signed up for these) and Library staff can get small steps to keep fit during working hours. Our coffeecorner Coffee-star will also offer some brain ”stimulating” food. Four brain captains from Library staff and their teams have worked very hard together to make this happen, alongside all other work, and I think that this is perhaps even the best result out of this.

All pictures taken on Brain day 2 ( 14 March 2017).

In our university news paper another twist on this topic was recently presented. The university research fields mapped as if it were a brain.  The role of the Library in this Aida visualization tool, as explained in this article, is part of a Pecha Kucha session our colleague Dirk-Jan Ligtenbelt will present on 16 March 2017. A Pecha Kucha session about the future of the Library.

As I explained earlier “we cannot predict the future. We should continue to do relevant work, dare to innovate, and move forward …”. Working together with faculty staff on this work and organizing a stimulating Brain programme is moving us forward. Great!

Sparks of joy

Is it possible to know (the intention or story within) a book without reading it? To just discuss its outline with some friends or colleagues who more or less “believe” in it? And then without further ado writing a blogpost about it.
Well anyway, that is what I am doing, so apologies if I have made the wrong assumptions. As far as I get it the book is about clearing the mess in your house, in a logical order, and to help you in reaching or living a happy life, without too much focus on possessions.

I wondered about the analogy with us librarians. Part of us is about collecting, in the old days of paper, and nowadays of online content (and then often without possession;-). A collection that we order, clear and clean, in a conscious or thoughtful way. (Other parts of us are about so many more things, serving the best study places, providing academic skills to students and staff, facilitating the production of online education or research output. Of course.)

Do we wonder, during our special tasks, if something “sparks a joy” (the phrase that I hear and read whenever the book is quoted)? Is that something we could or would consider in our review of (online) materials? I guess not always. However perhaps this question would just be enough. Joy. Inspiration. Good memories. Useful tips. Bringing in the joy of reading, of keeping or telling why something is or was important. So that could also be a good subtitle for the Library. A place filled with sparks of joy.

researchexhibit

Dig-It! Research Exhibition during IfoT 2016 TU Delft.

On June 2, we had a Research Exhibition in our Library. Twenty innovative projects of our university were presented, and a lot of (external) visitors were walking around, talking with the researchers, and listening to some speed talks. Some people asked me whether this was a proper event to take place in the Library. I explained that we want people to search (be curious!), find (get answers!) and share information (create and innovate!) via all sorts of channels or ways. So of course our place can contain so much more than the traditional books or study places. Exhibitions, project presentations, workshops. In the context of science, design and engineering they all fit our purpose. To create sparks of joy.

And by the way. I am hesitating to follow my friends’ way of clearing or cleaning the stuff in my own house. I am fuzzying my way through my possessions. 😉

The library environment, finding a shared purpose

The meetings of the Liber Architecture Group are great to reflect on library spaces. I had the opportunity to combine a lecture in Helsinki, Finland, with some site visits and talks.

The first preseminar visits were on Tuesday May 6, and our starting point that day was exactly in our line of thinking. Valeria Gryada, from Aalto University, the Otaniemi campus, presented a way of involving the users in the design process, which we are also doing in Delft (see presentation I held on Friday to be published at the LAG website, prepared with Liesbeth Mantel).

The greenhouse project of Aalto University was a very low-budget (50 kEuro) project, where a student team rooted the basis for the set-up of the area. The students really get to know the insights of the specific school. Normally a design project is finished after transfer, but in this case it just started after the furniture had been brought in, with observing, learning and improving. Further her presentation had three more interesting elements, being: 1. mentioning the number of alumni (80000) as key element of the university details; 2. focusing on the areas of strength of the library; and 3. positioning the library as the place where “the university is seen”, as neutral ground. The library’s vision of seeing the learning centre network as a living organism seems to be a future proof one.

We visited two more libraries this first day, the Viiki Korona infocentre and the Terkko Medical Library. Both are examples of places that opened 15 or 16 years ago and that are now thinking of redesigning their locations and getting rid of the book stacks. Walking around in these places opened the discussion about what really remains after removing the books. A library context (adding meaning to meeting) adds commitment for a shared cause, knowing that all people in that learning environment are there for a shared purpose.

A lot of students put off their shoes.

A lot of students put off their shoes.

Aalto University - the techncal school.

Aalto University – the technical school.

Liber attendees listening during Terkko tour.

Liber attendees listening during Terkko tour.

The second preseminar (half) day was a visit to the beautiful music centre and the Sibelius Library. This building was created by putting the function as first priority (the acoustic designer’s voice was always listened to). The concert hall has glass windows though, and the stage is put in the middle of the hall, as in an arena. Music researchers, teachers, artists, students and lovers can work, listen and create together, a very well-thought concept. For us in Delft the word “creation” is also very important, and we would really like to see this realized in our physical library, both to show what was created by Delft’ hands, and by feeling the creative atmosphere during your study or work. This makes a nice bridge to my earlier thoughts about a library as a commitment to a shared purpose.

The stage and the windows in the concert hall.

The stage and the windows in the concert hall.

Pike statue outside the music centre.

Pike statue outside the music centre.

On Wednesday May 7 in the afternoon Kirsti Lonka, Prof. of Educational Psychology, University of Helsinki, held her keynote lecture, and tried to engage us participants by asking us to think how we should design our spaces for the digital natives (and digital immigrants). She explained the differences between these two groups, and these are quite huge. We of course still have to accommodate both. In her opinion e-learning is dead, and blended learning is king. Every third meeting Kirsti said  should be a face-to-face one. Blended learning environments combine physical, virtual, social, mobile and mental spaces of learning – beyond the classroom! This is a very short wrap-up of her presentation. Surprisingly though was that she referred to the library as a space attached to the learning centre, of course connected, but not (yet) included or renamed. That is not how we position our library in Delft.

Then the topic moved to office work spaces for librarians and a few trends were highlighted. One of them was the idea of an activity-based office where different work profiles should fit into, being the anchor, connector, gatherer (collector) and navigator. Or the acknowledgement that the library staff should not think of their own spaces as separate from their users’ spaces. We all need to discover, gather, analyse, create and share.

I would like to summarize the second day of the seminar, Thursday May 8, with a tripadvisor (and I am selecting just a few of the presentations!). Today we could go to see the Vienna Resource Centre. The biggest question is whether the space is embraced by the users, or remains an artistic impression, You could only know by really visiting the site. If you wait just a few months you could see the Sleeping Beauty of Riga, the castle of light or national library, to be opened end of August. Elif Tinaztepe, from Schmidt Hammer Lassen Architects, won the 2012 Collaboration Award for their user involvement in the DOKK1 project for Aarhus. Within a year you will be able to visit it. A bit further down the road (first half of 2016) lies the opening of LILLIAD Innovation Learning Center (a refurbishment of the Library), where they are creating a place to support the culture of innovation. And the day ended with a double trip to Kaisa House, first in the afternoon during the normal tour and then with Liesbeth Mantel and Francine Houben in the evening after our conference dinner.

Kaisa House opened September 2012

Kaisa House opened September 2012

The Library still has a lot of bookshelves, but a very nice design.

The Library still has a lot of bookshelves.

After our exciting evening adventure our last day of the seminar arrived on Friday. In the morning we heard in the first session technical aspects of the libraries built and to be renovated in Bern (Switzerland), and the huge building (85000 sqm and capacity of 320 km records shelving) of the national library of France. Then I could present my talk about our Living Campus and the use of personas. It was very nice that Francine Houben, our architect, made the connection in her presentation afterwards and showed the difference in the floormap of our Library between 1998 and 2014. Further I heard again her very nice presentation about the Birmingham Library, never boring. Francine also asked all librarians and architects to speak up to the politicians so that they would be able to understand that a library is more than books (and as I put it “more than a building”). The seminar was closed by the lecture of Anne Hanneford (the Hive at Worcester), which is a truly combined library for both the main public, researchers and students and in all ways connects the city with the university. They won the Times Higher Education Award for Library Team last year.

Concluding remarks: the library should not just reach out to its users, but put  them central in their innovation process. Without interaction with other disciplines, other ideas, other people you will have no innovation. So make sure that you not only facilitate this process for your users, but also apply this to your own staff and actions. And always keep your eyes and ears open. You can add context and people will find their shared purpose in the library environment that suits them best.

Things change. But not so fast.

It is not often that I write or talk about books. Yes, I am “proud to be” a librarian, but there is just so much more nowadays that draws our attention and urges us to expose images, weblectures, maps,  research data and articles besides our bold books. What I do know is that we want these books to circulate, be hold, be read and be loved.

So we will make a first step in changing our policy by allowing our readers to keep the book they borrowed for a longer period, and will renew the loaning period automatically, if no reserves have been made on the book. I am curious to see how this turns out – we still want the books back in our book gallery after some time, but who knows, perhaps we should be rethinking the whole “borrowing” concept. Because books are there to be hold, read and be loved, not to be on our shelves. Things change. But not so fast.

Of course we are proud to have this beautiful book gallery – it is iconic and makes our library complete.

The past month (January 2013) we celebrated the 15 year anniversary of the Library building and had an exhibition in our Library Learning Centre, where we showed our ‘ iCone’. When plans were made for a new Library building on the campus, the requirement that a new building should be ‘future proof’ was included in the set of requirements. So yes, our building is future proof, with unique features, such as the (energy efficient) grass roof, a special way of cold and heat storage and of course our fascinating layout and design.

However, we have been working hard ourselves the past five years to keep also the usage and identity of the building `up to speed’ with our changing user requirements. We now offer a diversity in study spaces, places to work together, lounge and relax chairs, exhibitions, workshops, a fine cup of coffee/tea – a true one day stay. Things that were not included in the original `future proof’ requirements. So things indeed change. And sometimes faster than you think.

 

Blog views as per June 25, 2013: 376. After that date post was migrated to this new url.

“I’m a university”

On October 17, 2012 I was invited to attend and speak at the symposium organised by the CIUP on the creative campus. My topic was about the transformation process of TU Delft Library to a Library Learning Centre and our steps into implementing this concept further into the campus, as a Living Campus.

Let me first tell something about CIUP, because I had not heard about it before. This institute has an enormous campus/park where students from different universities and colleges in Paris occupy houses. It was founded in the early 1920s and the origin of this campus was to prevent another civil world war, just after the first world war – by making sure that the  groups of different nations would work and live together. The Cité Internationale’s 40 houses welcome some 10,000 residents a year, including students, researchers, visiting professors, artists and sportsmen from over 140 countries. It has both accommodation and a wide range of services (featuring a theatre, library, restaurant, sports facilities, support services and more). The Cité’s park spans 34 hectares and is home to the most extensive  range of student accommodation in the Paris region.


Cité Internationale Universitaire de Paris – International Creative Campus
.

I tried to visit the Dutch College but it was under construction. It is considered one of the masterpieces of architecture in the Cité internationale. It is the only building in France designed by Willem Marinus Dudok, one of the leading architects from the Dutch school of the 1920s and 30s. 

According to Beverly Margaria, director for student services at the Cité internationale universitaire de Paris, the institute is not just about housing. It wants to help their students to understand each other. They should talk about this utopia once they go back to their homes, and have a different view of the world. They “provide people with wellbeing”.

The library at CIUP (I did not visit!). 

The meeting was an intense one, in total 80 people attended, ranging from urban architects, philosophers, projectleaders, university support staff and so on. Stéphan Vincent-Lancrin, from OECD, talked about student mobility and the future of student housing: growth of demand, growth of short stay and offering new services. His statement: “We are moving away from the idea that the campus is separate & isolated, where people are exclusively set aside to meet and think.”

Louise Béliveau, vice-rector for student affairs and sustainable development at the University of Montreal, explored a study they carried out in 2009, in which the excellently-rated student services turned out to be relatively poorly used. She told us what the university has done to improve this. We met the night before – Louise helped me during dinner because my French was not fluent enough and we could talk English.

For me the best talk was given by Joon-Seek Lee from the Seoul National University (I asked later, he was from the IT department). The title of his talk was: “I’m a university – self-directed online learning behavior research @snu”. SNU recently changed their digital learning environment from Blackboard to Moodle. And he wondered how long Moodle would last. Students are mixing and matching online tools to cover their diverse learning activities, and what the university does is just a fragment of what they use. Students make their own learning paths, and structure their own education. SNU carried out a research with 200 students and found interesting stuff. Their students use multiple devices simultaneously; the students do not explore content outside of their inner circle; and use exploring tools a lot and learn socially with a free (instant) messenger.

Alain Bourdin, from l’Institut français d’urbanisme and codirector Lab’Urba, did a wrap-up of the day. He had a somewhat philosophical ending. He noticed that we were all planning according to the path we know. We should understand that the way we use and circulate knowledge will change in 20 years’ time. He also mentioned the difference in time. Routine time (e.g. taking courses) is a different type of time than intense (or highlights) time. The places where we do this are also diferent. The Rolex Centre from Lausanne (which was also a topic of the day, just before my own presentation) is an intermediate thing in between the two different sets. We must enter the next game, what will tomorrow’s universities look like?

Blog views as per June 25, 2013: 720. After that date post was migrated to this new url.

Tweetweeeentwee: Een dag uit het leven … in het LLC

2 februari 2012: Social media cafe, 9.30 – 11.00 uur. Marketing&Communicatie, Onderwijs- en Studentenzaken en TU Delft Library bedienen samen, vandaag voor de tweede keer, het social media cafe. Er is ook een blog gemaakt. Ik vraag aan Willem, Marion en Liesbeth of deze weblog (mtlibrary) wel bij mij past. Leuk sparren, je kunt alles over social media vragen en lekkere koekjes eten. Ik krijg overigens het advies het anders te gaan doen 😉

2 februari 2012: Is het een tulp?, 17.55 uur. Sinds een paar weken hebben we de tentoonstelling Designing Universal Knowledge van Gerlinde Schuller in de hal staan. Om met z’n allen de geschiedenis te markeren, en als je het nu hebt over user-generated content of wisdom of the crowd, dit is natuurlijk een mooi voorbeeld. De meeste bijdragen zijn leuk en volgens Gerlinde ook voor haar nuttig.

2 februari 2012: The Genius of Anthonie van Leeuwenhoek, nog tot 6 februari. Naast deze tentoonstelling hebben we ook ons mystery object, waar een extra tipje van de sluier is opgelicht … wat zou het toch zijn?

2 februari 2012: de laatste echte dag van de tentamenperiode. Het wordt rustiger, en coffeecorner The Cone gaat weer dicht, en onze wiskunde- en mechanicaloket ook.

2 februari 2012: Nog meer designing universal knowledge, 17.57 uur. “People are made to be loved and cared about. And things are made to be used. The confusion in our worldwide society nowadays is that people are being used and things are being loved and cared about.”

2 februari 2012: Van project naar product: 3TU.datacentrum, 16.55 uur. In de blauwe zaal van het Library Learning Centre vieren we de overgang van project naar product. Projectleider Jeroen Rombouts draagt het stokje over aan productmanager Madeleine de Smaele. 3TU.datacentrum is the prime facility for long-term access to scientific research data. We serve (intern)national programmes and projects of the three technical universities in the Netherlands in the research themes of: Energy, Environment, Infrastructures, Mobility and Health. 

 

Blog views as per June 25, 2013: 1621. After that date post was migrated to this new url.

Mag het weer even?

Mag het weer even? De beste wensen, een gelukkig nieuwjaar, proost allen!

Het beviel vorig jaar goed, dus ik ga gewoon weer even terugblikken met gepaste trots. Een zinnetje dat ik me de laatste tijd vaak laat ontvallen is “het moet goed voelen”, en dat doet dit ook.

Mind you:

We lanceerden een nieuwe website, waar ons streven om veel interactie en activiteit daar plaats te laten vinden, goed blijkt te lukken. Kijk maar eens naar de laatste update van Karin Clavel over haar ervaring met het nieuwe werken. Sociale media komen steeds meer de bibliotheek in, zowel in ons eigen gebruik, als in instructies die wij geven. Zo heeft @marionvanputten sinds dit najaar de Twittercursus voor TU Delft medewerkers op zich genomen. En zijn we te “joinen” op facebook.

Een ander momentum hadden we te pakken met de lancering van de nieuwe pagina voor de DRI (Delft Research-based Initiative) Energy: een handzaam overzicht gemaakt door onze informatiespecialist Jorden Esser in samenwerking met de wetenschappers van Energy en de afdeling Marketing & Communicatie.

De Library als fysieke plek blijft ook in ontwikkeling. Zo zagen we het afgelopen jaar onder meer de patent parade langskomen in het Library Learning Centre, en een expositie over The Mechanical Brain, cursussen voor presentatievaardighed en snellezen, en meerdere groeperingen gebruik maken van onze mooie ruimtes. De excellente studenten aan de TU Delft hebben nu een eigen plek: Hive, in ons gebouw, en we hadden in de laatste tentamenperiode van het jaar XXL Openingstijden, elke dag een uur eerder en twee uur later open! Daar gaan we komend jaar in ieder geval in de tentamenperiode van januari weer mee verder.

We namen ook afscheid van de faculteitsbibliotheek van de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (waarbij het ons is gelukt in een razend tempo de locatie te ontruimen), de plek die we nog voor Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek hadden ingericht in The Fellowship, en bedachten een nieuwe constructie samen met de faculteit Civiele Techniek en Geowetenschappen. Daar is op 26 april het StuDoc geopend, een studielandschap in beheer bij de faculteit zelf, en vanuit de backoffice ondersteund door ons.

Ja, en dan heb ik het nog niet gehad over hoeveel objecten we er alweer bij hebben gekregen in de TU Delft Repository, onze samenwerking vanuit 3TU.datacentrum met DANS, alle nieuwe aanwinsten, de leuke samenwerkingsprojecten met TU Delft studenten, mede geïniteerd door Jessica van den Doel, die in 2011 bij ons werkzaam was als management trainee, onze inventarisatie van alle TU Delft gebouwen met betrekking tot het archief en het CRM en … alvast sorry voor alles en iedereen die ik hier nu niet vermeld! We gaan wederom volgend jaar gewoon weer verder!

Blog views as per June 25, 2013: 1505. After that date post was migrated to this new url.

Wij blijven werken: bestemming onbekend!

Vandaag gaat het personeel van de TU Delft Library naar Arnhem. Een dagje uit. Maar met een inhoudelijk tintje. Dat inhoudelijke tintje heeft alles te maken met ons project IKWERK! Op dit moment luiden we een nieuwe fase in. De pilot is afgesloten en vanaf nu betrekken we de gehele organisatie. Lees hieronder het verhaal van de pilot.

INLEIDING

Een nieuwe zoekinterface, een nieuwe website om beter informatie te kunnen vinden en gebruiken, (multimedia) content voor de repository, meedoen aan i-Tunes U, de verbouwing tot een Library Learning Centre … de projecten van de TU Delft Library in de afgelopen drie jaar zijn logischerwijs, zou je zeggen, gericht op de gebruiker, en worden met de noodzakelijke gebruikerstesten uitgevoerd. Hoog tijd om daarnaast aandacht te besteden aan de medewerkers, die flexibel met de nieuwe opgeleverde producten, en de constant veranderende klanten, moeten kunnen omgaan. Een belangrijke ontwikkeling voor de TU Delft Library is de verbouwing van de centrale vestiging naar een Library Learning Centre. Het Library Learning Centre is de duurzame, constante factor voor de gebruiker. Het is een ‘Centre of belonging’ in de levensloop van een ingenieur. De interne organisatie heeft deze transformatie naar een Library Learning Centre waarbij ‘ontmoeten’ centraal staat nog niet kunnen maken. Het is nu nodig om deze transformatie ook intern te realiseren. Want doordat de rol van de bibliotheek verandert, verandert ook de rol van de bibliotheekmedewerkers. Het aanpassen aan de nieuwe rol vergt veel van de organisatie en medewerkers. Deze nieuwe rol vereist een andere manier van denken en doen. Het vragen van proactief handelen, flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid zijn karakteristieken die ook veel worden aangeduid met de term “Het nieuwe werken”.

IKWERK!

Aan het begin van 2010 werd zodoende met het project IKWERK! gestart. Onder het nieuwe werken verstaat de TU Delft Library het plaats-, locatie-, en tijdonafhankelijk werken, ingericht naar de voorkeur van de medewerker, ondersteund door techniek en fysiek en in balans met de missie en visie van de bibliotheek. Met als doel de verhoging van arbeidsvreugde en arbeidsparticipatie. Het project kent (meetbare) doelstellingen, waarvan een betrekking had op de gebruiker, namelijk “het verkorten van de doorlooptijd van een klantvraag met 25%”. Op deze manier heeft een project waar de medewerker in het middelpunt staat, toch directe gevolgen voor de gebruikers c.q. klanten. Daarnaast werd de tijd die besteed wordt aan kennismanagement, en een groei van 15% in arbeidsbeleving als meetbare doelstellingen meegenomen. In 2009 hield de TU Delft een arbeidsbelevingsonderzoek voor de medewerkers van de ondersteunende diensten. De uitkomst hiervan is gebruikt als 0-meting. Na de pilot IKWERK! zijn dezelfde vragen opnieuw gesteld om te bepalen of groei is gerealiseerd. Niet alle medewerkers van de TU Delft Library deden mee aan de pilot maar er werden twee groepen geselecteerd, namelijk de informatie- en collectiespecialisten en de bibliotheekspecialisten. Deze groepen werden gekozen omdat zij een brug vormen tussen de externe- en interne klant (TU Delft Library) en in de afgelopen jaren lieten zien graag nieuwe dingen te willen uitproberen. Daarnaast verhuisden deze twee groepen van 2-persoons kamers naar een kantoortuin en moesten zij nadenken over hoe zij in deze andere omgeving gingen werken. Voordat er werd begonnen is een projectplan geschreven. In dit projectplan was veel aandacht voor organisatie, cultuur, competenties en systemen en dat met name op het gebied van sociale innovatie. Op elk van deze onderwerpen is een fase in de pilot ingericht.

ORGANISATIE

Al sinds 2005 werkt de TU Delft Library met zelforganiserende teams. Dit betekent dat coachend leiderschap al ingeburgerd is. In de pilot werd het element sturen op resultaat hieraan toegevoegd. Voor zowel medewerkers als leidinggevenden is onderzocht hoe zij dit in de praktijk moeten realiseren. De medewerkers van de TU Delft Library hebben binnen de zelforganiserende teams de vrijheid om hun werk efficiënt in te richten, deze mogelijkheid werd niet altijd gepakt. Benoemen dat het eigen initiatief gewaardeerd wordt en er samen over praten zorgt ervoor dat het nu wel gebeurt.

CULTUUR & COMPETENTIES

Binnen het thema cultuur en competenties werd vooral veel gesproken en gebrainstormd over wat het nieuwe werken betekent, speelden we het werkplekspel en bezochten we KPN in Den Haag en de Universiteitsbibliotheek in Maastricht. Deze werkbezoeken zorgden ervoor dat de pilotdeelnemers aan den lijve ondervonden wat het nieuwe werken inhoudt en zo konden zij gericht vragen stellen aan iemand die het nieuwe werken al jaren doet. Werkbezoeken zoals deze werden erg gewaardeerd en het begrip het nieuwe werken kreeg meer inhoud, de pilotdeelnemers zagen het in werkelijkheid voor zich in plaats van dat zij zich er iets bij voor moesten stellen. Overigens heeft het nieuwe werken als begrip voor iedereen een andere inhoud. Het is noodzakelijk om hierover te blijven praten met elkaar.

SYSTEMEN

De uitgeprobeerde systemen vallen uiteen in twee categorieën; de systemen die al beschikbaar zijn en soms al gebruikt worden, zoals skype, msn, twitter, weblogs en andere social media tools en de systemen die nog niet gebruikt worden, maar waar wel in de toekomst gebruik van wordt gemaakt, zoals in dit geval bijvoorbeeld Sharepoint. Deze systemen of tools werden ingezet op de desktop pc’s, maar ook op laptops en op mobiele devices.

Voor het uitproberen was twee maanden beschikbaar. Van alle uitgeprobeerde systemen kan gezegd worden dat zij ofwel de communicatie verbeteren (via msn een snelle vraag aan een collega stellen), ofwel ervoor zorgen dat kennis eerder, sneller en toegankelijker wordt gedeeld (twitter of weblog om collega’s op de hoogte te houden). Daarnaast werden er online documenten gedeeld en ontstonden levendige discussies op wiki’s en binnen Sharepoint. Zoals gezegd werd door een aantal bibliotheek-, en informatie/collectiespecialisten al gebruik gemaakt van sociale media tools; zij hielpen degenen die hier nog niet zo bedreven in waren op weg en zo kon er bijvoorbeeld door middel van skype een vergadering worden gehouden met een collega thuis die door omstandigheden niet fysiek in het gebouw aanwezig kon zijn. Het uitproberen van bestaande en nieuwe systemen heeft niet geleid tot een nieuw beleid rondom ICT. Het uitgangspunt voor IKWERK! blijft arbeidsvreugde en arbeidsproductiviteit waardoor de ene collega liever met het ene systeem werkt en de andere met een ander systeem, die keuzevrijheid is er en zal ook blijven. Wel wordt binnen TU Delft Library breed het programma Discover Anything (als variant van het 23 dingen programma) uitgerold.

TIJDENS DE PILOT

Op dag 1 van de pilot werd voor deze groepen de prikklok afgeschaft (ja, die was er nog) en er werd afgesproken dat je je werk niet per se op kantoor hoeft te doen tussen 9 en 5 uur. Een aantal collega’s heeft locatie-onafhankelijk gewerkt. Zij kozen een werkplek voor de activiteit van die dag – dit kon thuis of in een speciaal voor flexwerkers ingericht kantoor zijn. Waar zij vooral tegenaan liepen waren ICT-problemen. Maar ook het punt werk/privé-balans kwam aan de orde: is thuiswerken geen inbreuk maken op iemands privéleven en hoe ga je hiermee om? Sommige collega’s houden werk en privé het liefst strikt gescheiden, anderen kwamen tot de conclusie dat thuiswerken heel fijn kan zijn omdat je niet gestoord wordt door binnenlopende collega’s en dat de reistijd enorm afneemt waardoor je meer kan doen in de tijd die je beschikbaar hebt. Al snel werd duidelijk dat het handig is om afspraken te maken om te laten weten waar je bent en hoe collega’s je het beste kunnen bereiken. Ook werd er afgesproken op welke dagen iedereen in de bibliotheek aanwezig is om op die dagen afdelingsoverleggen te organiseren. Een groot deel van de kantoorruimtes van de bibliotheek zijn zogeheten cellenkantoren. Dit past nog niet bij het nieuwe werken. De pilotgroep kon dus alleen maar nadenken over hoe de kantoorruimte en het gebruik daarvan in de toekomst ingericht moet worden. Onderwerpen waren de beschikbaarheid van arbo-goedgekeurde werkplekken (zowel thuis als op kantoor), wat te doen met persoonlijke spulletjes als fotolijstjes en planten, hoe worden ruimtes gereserveerd en wat voor verschillende soorten werkplekken zijn nodig (concentratieplekken, samenwerkplekken, overlegplekken, etc.).

CONCLUSIES

De belangrijkste conclusie is dat de pilotdeelnemers in beweging zijn gekomen; een belangrijk thema bij het nieuwe werken, die van vrijheid, wordt echt gevoeld. Men staat open voor verandering, bekijkt de gevestigde manier van werken met andere ogen, probeert nieuwe zaken en instrumenten uit, en wil niet meer terug naar de “oude” situatie. De doelstellingen die wij van te voren hadden gesteld, zijn gehaald: we doen meer aan kennismanagement; de klantvraag kent een kortere doorlooptijd en de arbeidsbeleving is verbeterd. Een mooie bijkomstigheid van het project was dat de TU Delft Library een voorzichtige plek in het nieuwe werken voor de TU Delft heeft kunnen bereiken, niet alleen als ervaringsdeskundige, maar ook vanwege onze kennis op het gebied van digitalisering en digivaardigheid. Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich herkennen in onze vorm van het nieuwe werken ontwikkelden we zes persona’s, zie hieronder een voorbeeld van drie van deze persona’s. Deze helpen ons met de verdere implementatie van zowel de fysieke en virtuele werkplek, hoe we met elkaar communiceren en wat we waar bewaren. Voor ons is het project IKWERK! een reis met een onbekende bestemming. Wat voor impact het nieuwe werken op de cultuur van de organisatie heeft is niet te voorspellen. Wat we wel weten is dat diversiteit belangrijk is, maar wel voor iedereen dezelfde diversiteit.

 

Op 28 januari 2010 heeft het Agentschap SZW van het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid onder projectnummer 2009ESFN832 subsidiegelden uit het Europees Sociaal Fonds (actie E) beschikbaar gesteld om een project op het gebied van sociale innovatie voor de medewerkers van de TU Delft Library door te voeren.

Dit artikel schreef ik samen met Liesbeth Mantel.

 

Blog views as per June 25, 2013: 1487. After that date post was migrated to this new url.

Bibliothecarissen

Dat was een bewogen week: we hadden last van wateroverlast vanwege problemen met een boiler, namen afscheid van Maria Heijne, onze geweldige bibliothecaris, hadden de laatste week van de tentamenperiode, en ik mag mezelf vanaf 1 augustus 2011 ook bibliothecaris noemen.  Na het afscheid van Maria, kreeg ik van haar een overdrachtsdocument uit 1954, een werkinstructie voor een bibliothecaris van Dr.ir. L.J. van der Wolk. Prachtige passages staan daar in, eentje moet ik echt even aanhalen:

Wanneer de ochtend besteed wordt aan werkzaamheden, die direct met de dagelijkse gang van zaken in de Bibliotheek te maken hebben, en de middag aan de “bijkomende” werkzaamheden is dit waarschijnlijk een redelijke verdeling van de tijd. Men kan meer of minder tijd uittrekken voor besprekingen, studie, contact houden e.d. en men kan meer of minder commissie-vergaderingen per jaar uitschrijven, resp. bijwonen.

Wij zullen ook onze vergadercultuur meenemen in de vervolgpilot van het nieuwe werken binnen onze  bibliotheek, en wat ik leuk van dit stukje tekst vind, is dat het element “keuze” hier wordt benoemd. Je bepaalt zelf hoeveel overleggen je inplant of bijwoont. En dat dus al in 1954! Ha, binnen een bibliotheek!

Een andere gedachte die ik deze week had ging over het begrip Bibliothecaris. Bij de TU Delft bent je als hoofd van een ondersteunende dienst directeur, maar in de bibliotheekwereld heet dat Bibliothecaris. Echter, het lijkt mij dat iedereen die zijn of haar werk verricht in of voor de bibliotheek in feite een bibliothecaris is. Enfin, what’s in a name natuurlijk!

En nu mag ik samen met al onze bibliothecarissen dus verder werken aan wat al is opgebouwd: de TU Delft Library met het prachtige Library Learning Centre. Het is zoals ik tegen velen deze week heb gezegd: de koers blijft ongewijzigd, maar ik breng natuurlijk toch verandering mee, en ik kan me nog niet baseren op tien jaar ervaring. Ik zal na de zomer alle teams opzoeken en zorgen dat we tijd krijgen om aan elkaar en mijn nieuwe rol te wennen.

The library is facing challenges beyond belief and therefore we should believe more than ever in ourselves.

 

Blog views as per June 25, 2013: 1742. After that date post was migrated to this new url.

© 2011 TU Delft