More from TU:Librarian

Posts tagged strategy

Een inspiratiedagje, dat magje

In feite heb je er nooit tijd voor, maar het levert zoveel op. Binnen de TU Delft Library hebben we besloten dat we iedereen jaarlijks een inspiratiedag geven. Ga erop uit met een collega en verras jezelf!

Drie aanleidingen om te schrijven over het dagje dat ik met Liesbeth Mantel doorbracht op de Floriade woensdag 9 mei 2012: ik vertelde er dinsdagavond over bij een etentje aan Leo Voogt, bracht de woensdag aldaar door en vertelde er na afloop mensen over, waaronder aan mede-HRM-leergang 24 deelnemers van de TU Delft die met andere alumni donderdag bij elkaar kwamen. Over inspiratie gesproken trouwens, maar dat volgt later.

Het waren niet de bloemen, kleuren of het prille groen. Wel zag ik een lawn@ge chair (leuk voor op het grasdak van de TU Delft Library), grote mobiele opengeklapte kunstboeken, inspiratietuinen, afwisseling, innovatieve toepassingen zoals Smood (smart food factory, met een niet zo’n heel erg lekker snackje), een grasauto, mega regenlaarzen, en een houten kooi waar je met elkaar een doorlopende tekst vanaf houten blokken kunt voorlezen.

Namelijk:

  • Of het slim genoeg is wat ik zeg
  • Of het ergens op slaat
  • Of het gepast is
Inspiratie om dingen wel maar ook dingen niet zo te gaan doen. De intieme broeikasjes voor zes personen naast het Greenhouse restaurant waren zelfs bij een buitentemperatuur van slechts 20 graden celsius al veel te warm. De thema’s door het park heen waren helder uitgevoerd, maar de kretologie dekte echt niet altijd de lading. De kabelbaan was leuk, maar wel erg snel (hoe maken we dan foto’s?) en dus kort. En ik ben de TU Delft expositieruimte niet tegengekomen.
Zelf nog wat eigen reflectie van de dag:

  • Als iets oud is, kan het niet meer oud worden.
  • Genieten kun je het beste in kleine stapjes doen, dan heb je er meer aan.

Inspiratie zoek je soms bewust op, maar kom je ook overal en onverwacht tegen. De alumnidag voor mensen die de TU Delft HRM leergang hebben gevolgd werd dit jaar voor de tweede keer georganiseerd. De decaan van EWI, Rob Fastenau, vertelde ons wat hij tegen is gekomen na zijn beginperiode aan de TU Delft en vertelde dat je als academisch leider:

  • Moet weten waar het over gaat, ergens voor moet durven staan, en om je mensen moet geven.
  • Het is belangrijk om als organisatie uniek te zijn, maar de dingen moeten wel hun reden hebben.
  • En herinnerde me weer aan het filmpje van Simon Sinek, kijk zelf maar … het gaat niet om wat je als organisatie doet, maar om het waarom!

Tenslotte Arjo Klamer van de economische faculteit uit Rotterdam op diezelfde alumnimiddag was lekker interactief met ons bezig. Hij liet ons nadenken over waar wij voor staan en waar we mensen op aanspreken. Voor mij als Library directeur en voor ons als TU Delft Library zie ik dat vooral in openheid. Open naar elkaar, door eerlijk te zijn, door kennis met elkaar te delen. Maar ook open door mensen het vertrouwen te geven, en tenslotte de maatschappelijk waarde van openheid: de TU Delft moet zoveel mogelijk haar output open delen met de maatschappij en de Library loopt hierin voorop.

 

Blog views as per June 25, 2013: 1262. After that date post was migrated to this new url.

Wij blijven werken: bestemming onbekend!

Vandaag gaat het personeel van de TU Delft Library naar Arnhem. Een dagje uit. Maar met een inhoudelijk tintje. Dat inhoudelijke tintje heeft alles te maken met ons project IKWERK! Op dit moment luiden we een nieuwe fase in. De pilot is afgesloten en vanaf nu betrekken we de gehele organisatie. Lees hieronder het verhaal van de pilot.

INLEIDING

Een nieuwe zoekinterface, een nieuwe website om beter informatie te kunnen vinden en gebruiken, (multimedia) content voor de repository, meedoen aan i-Tunes U, de verbouwing tot een Library Learning Centre … de projecten van de TU Delft Library in de afgelopen drie jaar zijn logischerwijs, zou je zeggen, gericht op de gebruiker, en worden met de noodzakelijke gebruikerstesten uitgevoerd. Hoog tijd om daarnaast aandacht te besteden aan de medewerkers, die flexibel met de nieuwe opgeleverde producten, en de constant veranderende klanten, moeten kunnen omgaan. Een belangrijke ontwikkeling voor de TU Delft Library is de verbouwing van de centrale vestiging naar een Library Learning Centre. Het Library Learning Centre is de duurzame, constante factor voor de gebruiker. Het is een ‘Centre of belonging’ in de levensloop van een ingenieur. De interne organisatie heeft deze transformatie naar een Library Learning Centre waarbij ‘ontmoeten’ centraal staat nog niet kunnen maken. Het is nu nodig om deze transformatie ook intern te realiseren. Want doordat de rol van de bibliotheek verandert, verandert ook de rol van de bibliotheekmedewerkers. Het aanpassen aan de nieuwe rol vergt veel van de organisatie en medewerkers. Deze nieuwe rol vereist een andere manier van denken en doen. Het vragen van proactief handelen, flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid zijn karakteristieken die ook veel worden aangeduid met de term “Het nieuwe werken”.

IKWERK!

Aan het begin van 2010 werd zodoende met het project IKWERK! gestart. Onder het nieuwe werken verstaat de TU Delft Library het plaats-, locatie-, en tijdonafhankelijk werken, ingericht naar de voorkeur van de medewerker, ondersteund door techniek en fysiek en in balans met de missie en visie van de bibliotheek. Met als doel de verhoging van arbeidsvreugde en arbeidsparticipatie. Het project kent (meetbare) doelstellingen, waarvan een betrekking had op de gebruiker, namelijk “het verkorten van de doorlooptijd van een klantvraag met 25%”. Op deze manier heeft een project waar de medewerker in het middelpunt staat, toch directe gevolgen voor de gebruikers c.q. klanten. Daarnaast werd de tijd die besteed wordt aan kennismanagement, en een groei van 15% in arbeidsbeleving als meetbare doelstellingen meegenomen. In 2009 hield de TU Delft een arbeidsbelevingsonderzoek voor de medewerkers van de ondersteunende diensten. De uitkomst hiervan is gebruikt als 0-meting. Na de pilot IKWERK! zijn dezelfde vragen opnieuw gesteld om te bepalen of groei is gerealiseerd. Niet alle medewerkers van de TU Delft Library deden mee aan de pilot maar er werden twee groepen geselecteerd, namelijk de informatie- en collectiespecialisten en de bibliotheekspecialisten. Deze groepen werden gekozen omdat zij een brug vormen tussen de externe- en interne klant (TU Delft Library) en in de afgelopen jaren lieten zien graag nieuwe dingen te willen uitproberen. Daarnaast verhuisden deze twee groepen van 2-persoons kamers naar een kantoortuin en moesten zij nadenken over hoe zij in deze andere omgeving gingen werken. Voordat er werd begonnen is een projectplan geschreven. In dit projectplan was veel aandacht voor organisatie, cultuur, competenties en systemen en dat met name op het gebied van sociale innovatie. Op elk van deze onderwerpen is een fase in de pilot ingericht.

ORGANISATIE

Al sinds 2005 werkt de TU Delft Library met zelforganiserende teams. Dit betekent dat coachend leiderschap al ingeburgerd is. In de pilot werd het element sturen op resultaat hieraan toegevoegd. Voor zowel medewerkers als leidinggevenden is onderzocht hoe zij dit in de praktijk moeten realiseren. De medewerkers van de TU Delft Library hebben binnen de zelforganiserende teams de vrijheid om hun werk efficiënt in te richten, deze mogelijkheid werd niet altijd gepakt. Benoemen dat het eigen initiatief gewaardeerd wordt en er samen over praten zorgt ervoor dat het nu wel gebeurt.

CULTUUR & COMPETENTIES

Binnen het thema cultuur en competenties werd vooral veel gesproken en gebrainstormd over wat het nieuwe werken betekent, speelden we het werkplekspel en bezochten we KPN in Den Haag en de Universiteitsbibliotheek in Maastricht. Deze werkbezoeken zorgden ervoor dat de pilotdeelnemers aan den lijve ondervonden wat het nieuwe werken inhoudt en zo konden zij gericht vragen stellen aan iemand die het nieuwe werken al jaren doet. Werkbezoeken zoals deze werden erg gewaardeerd en het begrip het nieuwe werken kreeg meer inhoud, de pilotdeelnemers zagen het in werkelijkheid voor zich in plaats van dat zij zich er iets bij voor moesten stellen. Overigens heeft het nieuwe werken als begrip voor iedereen een andere inhoud. Het is noodzakelijk om hierover te blijven praten met elkaar.

SYSTEMEN

De uitgeprobeerde systemen vallen uiteen in twee categorieën; de systemen die al beschikbaar zijn en soms al gebruikt worden, zoals skype, msn, twitter, weblogs en andere social media tools en de systemen die nog niet gebruikt worden, maar waar wel in de toekomst gebruik van wordt gemaakt, zoals in dit geval bijvoorbeeld Sharepoint. Deze systemen of tools werden ingezet op de desktop pc’s, maar ook op laptops en op mobiele devices.

Voor het uitproberen was twee maanden beschikbaar. Van alle uitgeprobeerde systemen kan gezegd worden dat zij ofwel de communicatie verbeteren (via msn een snelle vraag aan een collega stellen), ofwel ervoor zorgen dat kennis eerder, sneller en toegankelijker wordt gedeeld (twitter of weblog om collega’s op de hoogte te houden). Daarnaast werden er online documenten gedeeld en ontstonden levendige discussies op wiki’s en binnen Sharepoint. Zoals gezegd werd door een aantal bibliotheek-, en informatie/collectiespecialisten al gebruik gemaakt van sociale media tools; zij hielpen degenen die hier nog niet zo bedreven in waren op weg en zo kon er bijvoorbeeld door middel van skype een vergadering worden gehouden met een collega thuis die door omstandigheden niet fysiek in het gebouw aanwezig kon zijn. Het uitproberen van bestaande en nieuwe systemen heeft niet geleid tot een nieuw beleid rondom ICT. Het uitgangspunt voor IKWERK! blijft arbeidsvreugde en arbeidsproductiviteit waardoor de ene collega liever met het ene systeem werkt en de andere met een ander systeem, die keuzevrijheid is er en zal ook blijven. Wel wordt binnen TU Delft Library breed het programma Discover Anything (als variant van het 23 dingen programma) uitgerold.

TIJDENS DE PILOT

Op dag 1 van de pilot werd voor deze groepen de prikklok afgeschaft (ja, die was er nog) en er werd afgesproken dat je je werk niet per se op kantoor hoeft te doen tussen 9 en 5 uur. Een aantal collega’s heeft locatie-onafhankelijk gewerkt. Zij kozen een werkplek voor de activiteit van die dag – dit kon thuis of in een speciaal voor flexwerkers ingericht kantoor zijn. Waar zij vooral tegenaan liepen waren ICT-problemen. Maar ook het punt werk/privé-balans kwam aan de orde: is thuiswerken geen inbreuk maken op iemands privéleven en hoe ga je hiermee om? Sommige collega’s houden werk en privé het liefst strikt gescheiden, anderen kwamen tot de conclusie dat thuiswerken heel fijn kan zijn omdat je niet gestoord wordt door binnenlopende collega’s en dat de reistijd enorm afneemt waardoor je meer kan doen in de tijd die je beschikbaar hebt. Al snel werd duidelijk dat het handig is om afspraken te maken om te laten weten waar je bent en hoe collega’s je het beste kunnen bereiken. Ook werd er afgesproken op welke dagen iedereen in de bibliotheek aanwezig is om op die dagen afdelingsoverleggen te organiseren. Een groot deel van de kantoorruimtes van de bibliotheek zijn zogeheten cellenkantoren. Dit past nog niet bij het nieuwe werken. De pilotgroep kon dus alleen maar nadenken over hoe de kantoorruimte en het gebruik daarvan in de toekomst ingericht moet worden. Onderwerpen waren de beschikbaarheid van arbo-goedgekeurde werkplekken (zowel thuis als op kantoor), wat te doen met persoonlijke spulletjes als fotolijstjes en planten, hoe worden ruimtes gereserveerd en wat voor verschillende soorten werkplekken zijn nodig (concentratieplekken, samenwerkplekken, overlegplekken, etc.).

CONCLUSIES

De belangrijkste conclusie is dat de pilotdeelnemers in beweging zijn gekomen; een belangrijk thema bij het nieuwe werken, die van vrijheid, wordt echt gevoeld. Men staat open voor verandering, bekijkt de gevestigde manier van werken met andere ogen, probeert nieuwe zaken en instrumenten uit, en wil niet meer terug naar de “oude” situatie. De doelstellingen die wij van te voren hadden gesteld, zijn gehaald: we doen meer aan kennismanagement; de klantvraag kent een kortere doorlooptijd en de arbeidsbeleving is verbeterd. Een mooie bijkomstigheid van het project was dat de TU Delft Library een voorzichtige plek in het nieuwe werken voor de TU Delft heeft kunnen bereiken, niet alleen als ervaringsdeskundige, maar ook vanwege onze kennis op het gebied van digitalisering en digivaardigheid. Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich herkennen in onze vorm van het nieuwe werken ontwikkelden we zes persona’s, zie hieronder een voorbeeld van drie van deze persona’s. Deze helpen ons met de verdere implementatie van zowel de fysieke en virtuele werkplek, hoe we met elkaar communiceren en wat we waar bewaren. Voor ons is het project IKWERK! een reis met een onbekende bestemming. Wat voor impact het nieuwe werken op de cultuur van de organisatie heeft is niet te voorspellen. Wat we wel weten is dat diversiteit belangrijk is, maar wel voor iedereen dezelfde diversiteit.

 

Op 28 januari 2010 heeft het Agentschap SZW van het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid onder projectnummer 2009ESFN832 subsidiegelden uit het Europees Sociaal Fonds (actie E) beschikbaar gesteld om een project op het gebied van sociale innovatie voor de medewerkers van de TU Delft Library door te voeren.

Dit artikel schreef ik samen met Liesbeth Mantel.

 

Blog views as per June 25, 2013: 1487. After that date post was migrated to this new url.

Iets met contrast

Het is een dag waarop mijn gedachten zich bezig houden met het begrip contrast. Het zonlicht en de warmte tussen de gevallen, soms nog rode, bladeren. Nadenken over de te nemen strategische stappen van de universiteit en onze Library, terwijl het assortiment van onze coffeecorner The Cone langsflitst (kunnen we geen koffie in servies serveren; of iets lekkers erbij; hoe zit het met de verleiding?).

Ik ben de afgelopen weken weer een paar mooie uitspraken tegengekomen. Het begon bij de opening van ons academisch jaar waar werd gezegd dat je het meest leert als je zelf het minst aan het woord bent. Of vorige week bij Rick Anderson (Associate Director for Scholarly Resources, the University of Utah, J. Willard Marriott Library) die duidelijk neerlegde dat hij als Library Leader werkt vanuit “The Unattainable Deal”: zorg dat je de juiste kant op blijft gaan, dan gaat het goed, ook al bereik je nooit het einddoel. Vincent Mentzel, de nieuwe cultural professor van de TU Delft, verzorgde de openingslezing van zijn masterclass De Menselijke Maat. Hij toonde een prachtselectie uit zijn rijke oeuvre en vertelde dat “fotograferen je een beetje dichter bij de dood brengt”.

Meer recent deze week was het tweede deel van de module coachend leiderschap, samen met de decanen, directeuren en het college van bestuur van deze universiteit. Een mooie TED-talk zag ik daar van Simon Sinek, die maar blijft herhalen “people don’t buy what you do, but why you do it”. Het is natuurlijk een bekend gegeven dat mensen vallen voor de vorm van de boodschap, niet per se de boodschap zelf. Een van de trainers bij de module zei het anders: “mensen komen in beweging vanuit last of verlangen”. De gouden cirkelgedachte van Sinek gaat in op dit verlangen. Last is een heel andere motivatie. Volgens mij moet je je eigen last proberen om te zetten in verlangen; dan kom ik weer terug op het omdenken van een blog of wat geleden.

En ben ik volgens mij ook weer terug bij het thema van de dag: vanuit het contrast zie je beter het geheel.

 

Blog views as per June 25, 2013: 1557. After that date post was migrated to this new url.

Bibliothecarissen

Dat was een bewogen week: we hadden last van wateroverlast vanwege problemen met een boiler, namen afscheid van Maria Heijne, onze geweldige bibliothecaris, hadden de laatste week van de tentamenperiode, en ik mag mezelf vanaf 1 augustus 2011 ook bibliothecaris noemen.  Na het afscheid van Maria, kreeg ik van haar een overdrachtsdocument uit 1954, een werkinstructie voor een bibliothecaris van Dr.ir. L.J. van der Wolk. Prachtige passages staan daar in, eentje moet ik echt even aanhalen:

Wanneer de ochtend besteed wordt aan werkzaamheden, die direct met de dagelijkse gang van zaken in de Bibliotheek te maken hebben, en de middag aan de “bijkomende” werkzaamheden is dit waarschijnlijk een redelijke verdeling van de tijd. Men kan meer of minder tijd uittrekken voor besprekingen, studie, contact houden e.d. en men kan meer of minder commissie-vergaderingen per jaar uitschrijven, resp. bijwonen.

Wij zullen ook onze vergadercultuur meenemen in de vervolgpilot van het nieuwe werken binnen onze  bibliotheek, en wat ik leuk van dit stukje tekst vind, is dat het element “keuze” hier wordt benoemd. Je bepaalt zelf hoeveel overleggen je inplant of bijwoont. En dat dus al in 1954! Ha, binnen een bibliotheek!

Een andere gedachte die ik deze week had ging over het begrip Bibliothecaris. Bij de TU Delft bent je als hoofd van een ondersteunende dienst directeur, maar in de bibliotheekwereld heet dat Bibliothecaris. Echter, het lijkt mij dat iedereen die zijn of haar werk verricht in of voor de bibliotheek in feite een bibliothecaris is. Enfin, what’s in a name natuurlijk!

En nu mag ik samen met al onze bibliothecarissen dus verder werken aan wat al is opgebouwd: de TU Delft Library met het prachtige Library Learning Centre. Het is zoals ik tegen velen deze week heb gezegd: de koers blijft ongewijzigd, maar ik breng natuurlijk toch verandering mee, en ik kan me nog niet baseren op tien jaar ervaring. Ik zal na de zomer alle teams opzoeken en zorgen dat we tijd krijgen om aan elkaar en mijn nieuwe rol te wennen.

The library is facing challenges beyond belief and therefore we should believe more than ever in ourselves.

 

Blog views as per June 25, 2013: 1742. After that date post was migrated to this new url.

© 2011 TU Delft